はじめまして。
このブログでは人材紹介で働く私が、AIを使って仕事を効率化する方法を実際に試して発信していきます。
人材紹介の仕事では、企業へのメール作成や求人情報の整理、商談内容の整理など、意外と時間がかかる作業がたくさんあります。
私自身、日々の業務を行う中で「もっと効率よく仕事ができないか」と考えることが増えてきました。
そこでAIを活用して仕事の効率化に挑戦してみることにしました。
「今回AIに任せるのはメール作成」
人材紹介の仕事では、企業様とのメールのやり取りが毎日のように発生します。
日程調整や求人についての確認、お礼のメールなど、内容はさまざまですが、毎回文章を考えるのには意外と時間がかかります。
そこで今回は、ChatGPTを使ってメール作成を効率化してみることにしました。
ChatGPTにメールを作ってもらう
ただ「メールを書いて」とお願いするだけではなく、相手や目的、文章のトーンまで具体的に伝えることがポイントです。
例えば、私は次のような情報をChatGPTに伝えます。
・相手：企業の採用担当者
・目的：面接日程の調整
・伝えたい内容：候補者の面接可能日を伝える
・トーン：丁寧だが、堅すぎない文章
実際に使ったプロンプト
私は人材紹介会社で働いています。企業の採用担当者に送るメールを作成してください。
【目的】面接日程の調整
【伝えたい内容】候補者の面接可能日を伝え、日程を確定したい
【相手】企業の採用担当者
【トーン】丁寧で、堅すぎない
【条件】簡潔で分かりやすい文章にしてください。
このように、AIに条件を具体的に伝えることで、自分でゼロから文章を考える時間を減らすことができます。
実際に使ってみて感じたこと
実際にChatGPTを使ってみると、メールの文章自体はかなり簡単に作成することができました。
特に、伝えたい内容を箇条書きで入力するだけでも、丁寧なメールの形に整えてくれるので、「文章を一から考える」という作業はかなり減らせると感じました。
一方で、まだ手間だと感じた部分もあります。
今回のような面接日程の調整では、候補者の空いている日付を確認する必要があります。その日付については、自分でカレンダーを確認して判断しなければならないため、そこはAIだけでは完結できませんでした。
AIに任せられる部分と、自分で判断する必要がある部分を分けることが重要だと感じました。
今回のAI活用で分かったこと
今回AIを使ってメールを作成してみて、文章を考える時間はかなり減らせると感じました。
一方で、使ってみて新たな課題も見えてきました。
まず、AIにどれだけ自分の仕事や考え方を理解してもらえる状態を作れるかが重要だと感じました。
毎回「人材紹介会社で働いています」「企業の採用担当者に送ります」と説明するのではなく、自分の仕事内容や普段使っている文章の特徴などをAIに蓄積していけば、もっと少ない指示で自分に合ったメールを作れるのではないかと思いました。
また、メールを作成するたびにChatGPTを開いて、内容を入力すること自体も少し手間に感じました。
「メールを作成する」という作業そのものをAIに任せられないか？
ここまでできれば、さらに仕事を効率化できそうです。
特に今回の面接日程の調整では、候補者の予定をカレンダーで確認する必要がありました。
「カレンダーの予定をAIが確認して、空いている日時を判断し、そのままメールまで作成してくれたらもっと便利なのに」
そんなことを考えるようになりました。
今回はメール作成をAIに任せるところまででしたが、次はカレンダーなどの他のツールとAIを連携させることで、どこまで仕事を自動化できるのか試してみたいと思います。
今回AIに任せるのはメール作成
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